KI für den Mittelstand, Bereich Vertrieb
„Was haben wir dem Kunden eigentlich alles zugesagt?“
Angebot, E-Mails, Notizen und Gesprächsvermerke erzählen nicht immer dieselbe Geschichte. Das Risiko wandert anschließend in die Umsetzung.
- Verarbeitung lokal oder in Ihrer Umgebung
- Jede Antwort mit Fundstelle
- Bestehende Berechtigungen gelten weiter
Zugesagt sind Produktivstart zum 01.11., zwei Workshops und 30 Tage Begleitung. Die gewünschte Schnittstelle wurde im Gespräch erwähnt, ist im Angebot jedoch nicht enthalten.
Beispiel mit synthetischen Daten. Keine Kundendaten.
Woran es heute hängt
Die Information ist da. Sie liegt nur nicht zusammen.
- Zusagen liegen außerhalb des finalen Angebots.
- Die Projektleitung erfährt Einzelheiten erst nach der Übergabe.
- Nicht kalkulierte Leistungen werden später diskutiert.
Was sich ändert: Übergabe und Freigabe stützen sich auf vollständige Zusagen statt auf Erinnerung und Postfachsuche.
Ob Angebote, Korrespondenz und Notizen bereits zusammenpassen, zeigen die fünf Fragen. Zum Readiness Score
Wo es anfängt
Sechs Stellen, an denen im Vertrieb Marge und Zeit verloren gehen.
Nicht alle auf einmal. Wir fangen bei der an, die in Ihrem Haus am meisten kostet, und prüfen daran, ob der Ansatz trägt.
Zusagen vor der Übergabe
Zusagen stehen im Angebot, in E-Mails und in Gesprächsnotizen. Die Projektleitung erfährt Einzelheiten erst nach der Übergabe.
Alle Zusagen je Auftrag werden zusammengeführt und gegen das Angebot gehalten. Was zugesagt, aber nicht angeboten ist, steht vor der Übergabe da.
- Unterlagen zuordnen
- Zusagen erkennen
- Mit Angebot abgleichen
- Übergeben
- Wirkt auf
- Marge
- Woran Sie es merken
- Nicht kalkulierte Leistungen nach der Übergabe, Nachträge wegen Zusagen.
Angebot aus Termin, Notiz oder Telefonat
Nach dem Kundentermin entsteht das Angebot abends aus dem Gedächtnis: Notizen, Mails und das Telefonat werden zusammengesucht, das letzte ähnliche Angebot wird kopiert, samt veralteter Texte und Preise.
Aus Gesprächsnotiz, Terminprotokoll oder Telefonat entsteht ein Angebotsentwurf. Leistungen, Mengen, Termine und Sonderwünsche werden erkannt und mit freigegebenen Bausteinen und aktuellen Preisen belegt, jede Position mit Fundstelle im Gespräch. Telefonate werden nur mit Einwilligung aufgezeichnet. Prüfung und Freigabe bleiben beim Vertrieb.
- Gespräch oder Notiz einlesen
- Anforderungen erkennen
- Bausteine und Preise zuordnen
- Entwurf erzeugen
- Prüfen und freigeben
- Wirkt auf
- Durchlaufzeit
- Woran Sie es merken
- Zeit vom Kundentermin bis zum Angebot, Rückfragen des Kunden zum Angebot.
Anfragen annehmen, auch am Telefon
Anfragen kommen per Telefon, Mail und Formular. Außerhalb der Bürozeiten landet vieles auf dem Anrufbeantworter oder geht verloren.
Ein Assistent nimmt Anfragen an, auch telefonisch, beantwortet Standardfragen aus Ihren Unterlagen und Angeboten und bucht Termine direkt. Er gibt sich als KI zu erkennen und übergibt an den Vertrieb.
- Anfrage annehmen
- Aus Unterlagen antworten
- Termin buchen
- An Vertrieb übergeben
- Wirkt auf
- Durchlaufzeit
- Woran Sie es merken
- Zeit bis zur ersten Antwort, Anteil der Anfragen, die außerhalb der Bürozeiten beantwortet werden.
Offene Angebote nachfassen
Angebote gehen raus. Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt.
Offene Angebote laufen mit Gültigkeit und letztem Kontakt mit. Fälliges Nachfassen erscheint mit Vorschlag, die Entscheidung bleibt beim Vertrieb.
- Angebote fortschreiben
- Fälligkeit erkennen
- Nachfassen vorschlagen
- Ergebnis vermerken
- Wirkt auf
- Umsatz
- Woran Sie es merken
- Anteil nachgefasster Angebote, Angebote, die ohne Rückmeldung verfallen.
Kundenverträge und Laufzeiten
Wartungs- und Serviceverträge laufen aus. Verlängerungen und vereinbarte Preisanpassungen werden verpasst.
Kundenverträge liegen in derselben Vertragsdatenbank wie die Lieferantenverträge. Vor Ablauf und vor jedem Anpassungstermin erinnert das System den Betreuer.
- Verträge einlesen
- Laufzeiten und Klauseln erkennen
- Erinnern
- Verlängerung vermerken
- Wirkt auf
- Umsatz
- Woran Sie es merken
- Auslaufende Verträge ohne Kontakt, nicht genutzte Preisanpassungen.
Kundenbild vor dem Termin
Vor einem Kundentermin werden Mails, Aufträge, Reklamationen und offene Posten einzeln zusammengesucht.
Ein Kurzbild je Kunde: letzte Aufträge, offene Angebote, Reklamationen und offene Posten, jede Angabe mit Fundstelle.
- Quellen zuordnen
- Kurzbild erzeugen
- Vor dem Termin bereitstellen
- Wirkt auf
- Marge
- Woran Sie es merken
- Vorbereitungszeit je Termin.
Woraus die Antwort entsteht
Vier Unterlagen, eine belegte Antwort.
Die Unterlagen liegen heute bei verschiedenen Stellen. Die Wissensdatenbank führt sie zusammen, mit Ihren bestehenden Berechtigungen.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Wird gelesen, zugeordnet und in der Antwort als Fundstelle genannt.
Die anderen Bereiche
Welche Frage es bei Ihnen ist, klären wir im Gespräch.
Der nächste Schritt
Der nächste Schritt kostet Sie 30 Minuten.
Im Diagnosegespräch klären wir, wo Sie stehen, welche Frage Sie am meisten kostet und womit Sie starten. Konkret, unverbindlich, ohne Folien.
Lieber schriftlich? Schreiben Sie uns Ihre Frage, wir melden uns.